Cómo entrenar tu agente para enviar una cotización

Antes de configurar nada, conviene dejar clara una cosa: entrenar a tu agente para 'enviar una cotización' no es enseñarle a redactar un documento. Nubot no genera PDFs ni armados de cotización aparte; lo que el agente hace es tomar lo que el cliente pidió, calcular el total con los precios de tu catálogo y armar un pedido en borrador, cuyo número y monto te dice en un mensaje de texto. Entrenarlo bien es dejar tres cosas configuradas y una regla de criterio clara, no escribirle un guion de ventas.

Qué significa 'cotizar' para el agente de Nubot

Cuando un cliente pide precio de varios productos o de una combinación de ellos, tu agente de IA para WhatsApp busca cada uno en el catálogo activado, junta los precios y cantidades, y arma un pedido en borrador en el módulo de pedidos. El total que le comunica al cliente sale de esos precios de catálogo, nunca de un cálculo que el agente invente por su cuenta: las reglas base del agente le prohíben inventar precios, cantidades, fechas o disponibilidad. Eso es, en la práctica, la cotización: un pedido con un total correcto y comunicado rápido, no un documento con membrete ni un PDF armado desde cero.

Paso 1 — Deja el catálogo listo antes de activar nada

Un agente no puede cotizar bien sobre un catálogo incompleto. Cada producto necesita precio con su moneda, SKU, descripción y categoría, e imagen; sin eso, el agente puede identificar que el cliente quiere algo, pero no armar un total confiable. Este paso es anterior a cualquier configuración del agente: ordenar el catálogo primero evita tener que corregir cotizaciones mal armadas después.

Paso 2 — Activa Búsqueda de Productos y Tomar Pedido

Ambas son acciones que se activan por agente desde el panel. La Búsqueda de Productos le da acceso al catálogo mediante búsqueda semántica, y se puede limitar a catálogos concretos si no quieres que el agente cotice sobre todo lo que vendes. La acción Tomar Pedido es la que convierte lo que el cliente pidió en un pedido en borrador con los precios del catálogo y le informa el número y el total en un mensaje de texto. Sin esta segunda acción activada, el agente puede conversar sobre productos, pero no deja un registro de la cotización en el módulo de pedidos.

Paso 3 — Dale criterio para descuentos y condiciones especiales

Antes de cada respuesta, el agente busca de forma automática en la base de conocimiento de tu empresa, y además tiene una herramienta para hacer búsquedas con su propia consulta. Ahí es donde conviene dejar escrito, en tu propio criterio, qué puede decidir solo —combinar productos del catálogo, calcular cantidades— y qué no: un descuento, una condición de pago especial, un precio distinto para un cliente frecuente. El agente no va a inventar una cifra para llenar ese vacío porque sus reglas base se lo prohíben; lo que sí puede pasar, si no le diste instrucción, es que se quede sin saber qué responder o que derive casos que sí podría resolver solo.

Paso 4 — Qué hacer con lo que queda fuera de catálogo

Si un cliente pide algo que no está en el catálogo, o un volumen que requiere una condición que tu negocio no definió de antemano, lo correcto es que el agente pase la conversación a una persona en vez de armar un pedido con datos inventados. Con la Transferencia a Humano activada, el agente asigna la conversación al mejor asesor disponible, y si nadie está conectado, la deja en cola de espera en vez de perderla. Configurar bien esta salida es tan parte de 'entrenar al agente para cotizar' como darle el catálogo: define hasta dónde cotiza solo y en qué punto exacto le conviene pasarle el caso a un equipo multiagente.

Qué no hace el agente al cotizar

No genera un PDF ni un documento de cotización aparte: solo puede enviar un PDF si ya está cargado como recurso de venta en el producto. No cobra ni genera un link de pago: en el pedido solo anota como texto el método de pago que el cliente indica y lo deja pendiente. Y no confirma ni anula el pedido por su cuenta, porque esa acción no se puede activar desde el panel: cada pedido queda en borrador hasta que una persona de tu equipo lo revisa. Entrenarlo bien, entonces, es menos sobre redactar un mensaje más convincente y más sobre decidir con claridad estos tres límites de antemano, para que el agente no tenga que improvisar una respuesta donde no le corresponde.

Con el catálogo ordenado, las dos acciones activadas y el criterio de descuentos definido, la parte mecánica de cotizar —juntar productos, calcular el total, avisarlo rápido— queda resuelta sola, y tu equipo revisa en el módulo de pedidos de tu CRM lo que el agente dejó armado. Nubot tiene una prueba gratuita de 365 días, sin tarjeta, para configurar esto con tu propio catálogo antes de decidir.