Nubot para instituciones educativas
CRM para instituciones educativas: admisiones por WhatsApp
Padres y postulantes preguntan por WhatsApp e Instagram por pensiones, requisitos y fechas, y comparan varias opciones durante semanas. Nubot junta esas conversaciones en una bandeja, responde con la información de tu institución y te muestra en qué etapa de la admisión va cada postulante.
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¿Qué hace un CRM con WhatsApp e IA para instituciones educativas?
Un CRM con WhatsApp e IA para instituciones educativas reúne en una bandeja las consultas de admisión que llegan por WhatsApp, Instagram y la web. Responde con la información que cargas (costos, requisitos, becas, programas), agenda visitas o entrevistas en Google Calendar, registra el interés de cada postulante, lo ubica en un embudo hasta la matrícula y pasa el chat a una persona del equipo cuando hace falta.
Lo que se pierde hoy por WhatsApp
La temporada de admisión desborda al equipo
Cuando abre la admisión, las mismas preguntas (pensión, matrícula, requisitos, horarios, fecha del examen) llegan a la vez por WhatsApp, Instagram y la web. Mientras la familia espera respuesta, le escribe a otro colegio o instituto.
Decisiones largas y seguimiento que se pierde
Los padres comparan opciones, visitan, lo conversan en casa y deciden semanas después. Si el seguimiento depende de la memoria de cada asesor o del chat en su celular, el postulante se enfría, y cuando esa persona deja el puesto se lleva el historial.
Cada asesor responde distinto
Costos por nivel, becas, descuentos por hermanos, requisitos y cronogramas viven en PDFs y mensajes reenviados. Un dato viejo sobre la pensión o una fecha mal dada termina en reclamo en plena matrícula.
No sabes en qué punto está cada postulante
Sin un registro común no sabes quién solo pidió informes, quién ya visitó el campus y quién se quedó a medio camino de la matrícula, ni por qué canal llegó cada uno.
Cómo te ayuda Nubot
Respuestas de admisión con tu propia información
Cargas el reglamento, la lista de costos o los requisitos en PDF o TXT, además de pares de pregunta y respuesta. El agente de IA busca ahí antes de cada respuesta y sus reglas le prohíben inventar precios, fechas o disponibilidad. Entiende notas de voz y contesta en el idioma en que le escriben, algo útil en escuelas de idiomas o con familias extranjeras.
Tu oferta académica como catálogo
Cada nivel, carrera, curso o taller se carga como producto, con su precio, descripción e imagen. Con la búsqueda de productos activa, el agente lo encuentra por significado aunque el padre no use el nombre exacto, envía el brochure o la malla curricular en PDF que adjuntaste al programa y, en WhatsApp, puede mostrar de 2 a 10 programas en un carrusel con foto.
Visitas guiadas y entrevistas en Google Calendar
Con la acción «Reservar Cita» activa y Google Calendar conectado (ocupa una conexión de tu plan), el agente consulta los horarios libres (franjas de 30 minutos entre las 9:00 y las 18:00) y crea un evento de una hora cuando la familia confirma. Si dio su correo, la añade como invitada. Mover o cancelar la visita lo hace tu equipo.
Embudo de admisión con el perfil de cada postulante
Defines etapas como «Pidió informes», «Visita agendada», «Postuló» y «Matriculado», y las ves en un tablero Kanban con conversión y tiempo en cada etapa. El agente guarda en la ficha el nivel de interés, el programa que le interesa, el origen y campos propios como grado, sede o turno, y mueve al postulante de etapa si el chat ya tiene un embudo asignado.
Bandeja compartida para el equipo de admisiones
WhatsApp, los mensajes directos de Instagram, Messenger y el chat de tu web se atienden en una sola bandeja. Un chat se puede asignar a un equipo o al asesor disponible con mejor puntuación (disponibilidad, actividad, carga y horario), se dejan notas internas que solo ve el equipo y, si activas el traspaso a humano, la IA pasa la conversación a una persona cuando hace falta o al llegar al límite de turnos que fijes.
Formularios de preinscripción
Armas formularios con campos de texto, selección, archivo para documentos, firma y consentimiento. Cada respuesta puede crear o actualizar el contacto, ponerle etiquetas, avisar al equipo por email, Slack o webhook y disparar un flujo. Si cobras un derecho de inscripción, el formulario puede cobrarlo con Mercado Pago usando la cuenta de la institución.
De la primera consulta a la matrícula
- 1
Llega la consulta
La familia escribe por WhatsApp desde un anuncio, por Instagram o por el chat de tu web, o llega como lead de un formulario de Meta Lead Ads. Los leads de Lead Ads y los clics en anuncios pueden lanzar un flujo automático. Si escribió desde un anuncio click-to-WhatsApp en la app de Android o iOS y respondes dentro de las 24 horas, Meta abre una ventana sin cobro de mensajes que puede durar hasta 7 días.
- 2
La IA informa y perfila
El agente responde costos, requisitos y fechas con tu base de conocimiento, envía el brochure del programa y anota en la ficha el nivel de interés, el programa y el grado o la sede a la que postula.
- 3
Agenda la visita o la entrevista
Si la familia quiere conocer el campus o tener la entrevista de admisión, el agente le ofrece horarios libres de Google Calendar y crea el evento cuando confirma.
- 4
Alguien de admisiones toma el caso
Para becas, descuentos o casos especiales, la IA traspasa el chat al asesor disponible o lo deja en cola si no hay nadie conectado. Esa persona sigue la conversación en la bandeja y deja notas internas para el resto del equipo.
- 5
Preinscripción
Compartes el enlace del formulario: la familia sube documentos, firma y, si corresponde, paga el derecho de inscripción con Mercado Pago. El contacto se actualiza y queda etiquetado.
- 6
Seguimiento hasta la matrícula
En el tablero ves quién se quedó en cada etapa. Si los activas, los seguimientos automáticos del canal escriben textos fijos a quien no respondió, siempre dentro de las 24 horas. Pasado ese plazo, reactivas a los indecisos con una campaña de plantilla aprobada por Meta, armada con filtros o una lista CSV y excluyendo, por ejemplo, la etiqueta de matriculados.
Cuándo Nubot no es la herramienta
Nubot no se conecta de forma nativa con tu sistema académico ni con el de pensiones, no sabe cuántas vacantes quedan y no gestiona cobros recurrentes de pensiones: el agente solo informa lo que cargas en la base de conocimiento y en el catálogo, y lo único que cobra son los formularios con Mercado Pago, que el agente no usa. Tampoco envía por su cuenta recordatorios de la visita o del pago ni reprograma citas: un recordatorio sale como campaña programada con plantilla aprobada por Meta, y mover una visita lo hace tu equipo. El agente no lee los PDF o Word que la familia mande por chat ni recuerda conversaciones de admisiones anteriores (solo conserva la ficha del contacto), y para enlazar otros sistemas existen la API pública, los webhooks y el nodo de petición HTTP de los flujos, que requieren configuración técnica.
Empresas que ya venden por WhatsApp con Nubot
Preguntas frecuentes
Empezar gratis →¿Cuánto cuesta Nubot para un colegio, instituto o academia?
STARTED cuesta 29 USD al mes (278,40 USD al año) y FULL 99 USD al mes (950 USD al año), y puedes empezar con una prueba gratuita de 365 días sin tarjeta. La prueba incluye 100 contactos, 1 conexión, 1 agente IA, 2 asesores, 50 créditos IA y ningún crédito de campaña. STARTED trae 300 contactos, 1 conexión, 2 asesores y 100 créditos de campaña, y FULL trae 5.000 contactos, 3 conexiones y 5 asesores. Cada canal conectado ocupa una conexión, también Google Calendar: para atender WhatsApp y agendar visitas en Calendar a la vez necesitas FULL o ENTERPRISE, que es a medida. Lo que Meta cobra por los mensajes de WhatsApp se paga aparte.
¿Nubot sirve para mi institución educativa?
Sí, si captas postulantes o alumnos por WhatsApp, Instagram o tu web: sirve igual para un colegio, un instituto, una academia preuniversitaria o una escuela de idiomas. Cargas tu oferta académica y tus requisitos, defines las etapas de tu admisión y el agente responde, agenda visitas y perfila a cada postulante. Si lo que buscas es llevar notas, asistencia o el cobro de pensiones, eso lo hace un sistema académico, no Nubot.
¿Usa WhatsApp oficial? ¿Puedo seguir con el número de admisiones que ya tengo?
Sí: Nubot se conecta por la API oficial de WhatsApp Business (Cloud API) con el registro insertado de Meta, no escaneando un código QR. Si tu número ya usa la app WhatsApp Business, la coexistencia te deja conectarlo y seguir usando la app con el mismo número; ojo, al activarla, la app desactiva las listas de difusión. Si el número está en WhatsApp personal (no Business), primero hay que borrar esa cuenta para poder registrarlo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Conectar el número se hace desde el panel con el registro de Meta y no necesitas verificar la empresa para empezar a enviar mensajes; lo que más tiempo lleva es cargar costos, requisitos, programas y horarios de visita. Si vas a lanzar campañas, cada plantilla pasa por la revisión de Meta, que puede tardar hasta 24 horas, y un portfolio de empresa nuevo en Meta empieza con un límite de 250 personas distintas cada 24 horas fuera de la ventana de atención.
¿Qué pasa si la IA le da un dato equivocado a un padre de familia?
Puede pasar, y por eso el agente responde con lo que tú cargas: busca en tu base de conocimiento antes de cada respuesta y sus reglas le prohíben inventar precios, fechas o disponibilidad. Cuando cambie una fecha de examen o una pensión, actualízala en la base. Para lo que no esté cubierto, activa el traspaso a humano o un límite de turnos para que una persona del equipo tome la conversación.
¿Puede enviar recordatorios de la visita o del pago de la pensión?
El agente no los envía por su cuenta, pero puedes programar una campaña con una plantilla aprobada por Meta para la fecha y hora que elijas, dirigida a la lista que armes con filtros o un CSV. Cada mensaje gasta un crédito de campaña de Nubot (la prueba gratuita no incluye) y Meta lo cobra según la categoría de la plantilla, marketing o utilidad. El agente tampoco cobra: para el derecho de inscripción puedes usar un formulario con Mercado Pago.
¿WhatsApp me cobra por responder las consultas de admisión?
Sí, desde el 1 de octubre de 2026, pasado un tramo gratis: cada número tiene 1.000 mensajes de servicio gratis al mes y Meta cobra desde el 1.001 cada mensaje entregado, al mismo precio que uno de utilidad en cada país (por ejemplo, 0,03 USD en Perú, 0,0085 USD en México y 0,0008 USD en Colombia). Si la familia escribió desde un anuncio click-to-WhatsApp en la app de Android o iOS y respondes dentro de 24 horas, los mensajes no se cobran durante una ventana de hasta 7 días. Si tu cuenta de Meta no tiene método de pago, Meta deja de entregar tus respuestas cuando se agotan las 1.000 gratis. Ese costo se paga a Meta, aparte del plan de Nubot.
¿Qué pasa con los datos de los alumnos y sus familias?
Quedan en la cuenta de tu institución en Nubot, que tu equipo gestiona con tres roles (propietario, administrador y agente), y las notas internas de cada chat solo las ve el equipo. El agente funciona con modelos Gemini de Google y Nubot no lo reentrena con tus conversaciones: responde con lo que cargas. En los formularios puedes añadir un campo de consentimiento y conviene pedir por chat solo los datos necesarios; además, Meta rechaza plantillas que piden números completos de documentos de identidad.