Nubot para clínicas y consultorios
CRM para clínicas y consultorios: citas y pacientes por WhatsApp
Nubot responde las consultas de tus pacientes con la información de tu clínica, agenda en tu Google Calendar y deja cada conversación en una bandeja que comparte toda la recepción. Y puedes indicarle que pase a una persona todo lo que necesite criterio clínico.
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¿Qué hace un CRM con WhatsApp e IA para clínicas y consultorios?
En una clínica o consultorio, un CRM con WhatsApp e IA reúne en una bandeja los mensajes de pacientes que llegan por WhatsApp, Instagram y Facebook, responde las dudas frecuentes con tu información (especialidades, precios, horarios), agenda citas en Google Calendar y pasa a recepción lo que necesita una persona. Cada paciente queda con su ficha y su conversación, sin depender del celular de nadie.
Lo que se pierde hoy por WhatsApp
Consultas que llegan con la clínica cerrada
Muchos pacientes escriben de noche o el fin de semana para pedir cita o preguntar cuánto cuesta la consulta. Si nadie contesta hasta el día siguiente, pueden terminar reservando en otro lado.
La recepción repite lo mismo todo el día
¿Cuánto cuesta la consulta? ¿Atienden con mi seguro? ¿Hay que ir en ayunas? Las mismas preguntas llegan por WhatsApp mientras la recepcionista atiende el mostrador y el teléfono.
El WhatsApp de la clínica vive en un celular
Un teléfono que pasa de mano en mano, o el número personal del doctor: no se sabe quién respondió, las conversaciones se pierden cuando alguien deja el puesto y los datos de los pacientes quedan en celulares personales.
Presupuestos de tratamiento que se enfrían
En ortodoncia, estética o tratamientos de varias sesiones, el paciente pide el presupuesto, dice que lo va a pensar y nadie vuelve a escribirle, porque no hay una lista de quién está en qué etapa.
Cómo te ayuda Nubot
Responde con la información de tu clínica
Cargas en la base de conocimiento tus especialidades, el precio de cada consulta, los seguros o convenios que aceptas, la dirección y cómo prepararse para cada examen. El agente la consulta antes de cada respuesta, entiende notas de voz y fotos, y sus reglas le prohíben inventar precios, fechas o disponibilidad.
Agenda citas en tu Google Calendar
Con la acción «Reservar Cita» activada y Google Calendar conectado, el agente consulta los horarios libres del día, ofrece otros si el que pidió el paciente está ocupado, le muestra el resumen y crea la cita solo cuando el paciente la confirma.
Una bandeja para toda la recepción
WhatsApp, los mensajes directos de Instagram, Messenger y el chat de tu web llegan al mismo lugar. Cuando un chat lo atiende una persona, se asigna a un equipo o al asesor disponible con mejor puntuación, y las notas internas (por ejemplo, «prefiere turno de tarde») solo las ve tu equipo.
Pasa a una persona lo que no le toca a la IA
Con «Transferencia a Humano» activada, si el paciente pide hablar con alguien o el agente no puede resolver su consulta con tu información, traspasa el chat al mejor asesor disponible o lo deja en cola. En sus instrucciones puedes pedirle que no dé indicaciones médicas y que pase cualquier consulta sobre síntomas o resultados.
Un embudo para valoraciones y tratamientos
Armas etapas como «consulta de valoración», «presupuesto enviado» y «tratamiento iniciado», y las ves en un tablero Kanban con el tiempo que lleva cada paciente en su etapa. Con el perfilado de leads activo, el agente guarda en la ficha el nivel de interés y los servicios que preguntó, y puede mover el chat de etapa si ya tiene un embudo asignado.
Confirmaciones y avisos con plantilla aprobada
Para confirmar las citas de mañana o anunciar una nueva especialidad, creas una plantilla, Meta la aprueba y la envías como campaña a contactos filtrados o a una lista en CSV, programada con fecha, hora y zona horaria. La arma una persona: no sale sola desde el calendario.
De la primera consulta a la cita agendada
- 1
Llega la consulta
Un paciente escribe por WhatsApp, por Instagram o desde un anuncio que lleva a WhatsApp, a la hora que sea. El agente de IA de ese canal le responde en su idioma con lo que cargaste: especialidades, precio de la consulta, ubicación.
- 2
Queda registrado su interés
Con el perfilado de leads activo, el agente anota en la ficha del contacto qué servicio le interesa y su nivel de interés (bajo, medio o alto). Si el chat tiene un embudo asignado, puede pasarlo a la etapa que corresponde.
- 3
Se ofrece y se agenda la cita
El agente consulta tus horarios libres en Google Calendar, propone opciones, muestra el resumen y crea el evento cuando el paciente confirma. Si el paciente dio su correo, lo añade como invitado.
- 4
Recepción toma lo que hace falta
Si el paciente pide hablar con alguien, o hace una pregunta clínica que en sus instrucciones le dijiste que no conteste, el chat pasa a un asesor, que ve toda la conversación y deja notas internas para el resto del equipo.
- 5
Seguimiento y confirmación
Si el paciente deja de responder, el canal puede mandarle un texto fijo de seguimiento dentro de las 24 horas (viene desactivado). Las confirmaciones salen como campaña con plantilla aprobada, y mover o cancelar una cita lo hace tu equipo desde Google Calendar o el panel de Nubot.
Cuándo Nubot no es la herramienta
Nubot no es un software clínico: no guarda historias clínicas, no se integra con tu sistema de citas ni con tu facturación (la única agenda que usa el agente es Google Calendar) y no envía recordatorios solos desde la agenda; las confirmaciones salen como campaña con una plantilla aprobada, o desde tu propio sistema por la API pública de Nubot si tienes quien la programe. El agente agenda en un solo calendario de Google, en franjas de 30 minutos entre las 9:00 y las 18:00 y con citas de 1 hora fija, y no mueve ni cancela citas, no cobra la consulta (lo único que cobra en Nubot son los formularios con Mercado Pago) ni lee los PDF que manda el paciente. Tampoco tiene una función para urgencias médicas: deja claro en tu información y en tu mensaje de bienvenida por dónde se atiende una emergencia.
Empresas que ya venden por WhatsApp con Nubot
Preguntas frecuentes
Empezar gratis →¿Cuánto cuesta Nubot para una clínica o consultorio?
Puedes empezar con una prueba gratuita de 365 días, sin tarjeta, y al terminar elegir un plan de pago: STARTED cuesta 29 USD al mes (278,40 USD al año) y FULL, 99 USD al mes (950 USD al año); ENTERPRISE es a medida. STARTED incluye 1 conexión, 2 asesores, 2 agentes de IA y 300 contactos; FULL, 3 conexiones, 5 asesores, 5 agentes de IA y 5.000 contactos. La prueba trae 100 contactos, 1 conexión, 2 asesores y 1 agente de IA, pero ningún crédito de campaña. Lo que Meta cobra por los mensajes de WhatsApp se paga aparte.
¿Lo que cobra WhatsApp por responder a mis pacientes está incluido?
No: lo que Meta cobra por entregar mensajes de WhatsApp se paga aparte de tu plan de Nubot. Desde el 1 de octubre de 2026 Meta cobra los mensajes de servicio (las respuestas sin plantilla, las escriba una persona o la IA) a partir del número 1.001 del mes en cada número, porque los primeros 1.000 son gratis: 0,0085 USD cada uno en México, 0,03 USD en Perú y 0,0008 USD en Colombia. Un recordatorio de cita sin promociones suele ir como plantilla de utilidad, que en cada mercado cuesta lo mismo que un mensaje de servicio, aunque la categoría la confirma Meta al revisarla; una plantilla de marketing cuesta más (0,0397 USD en México y 0,0703 USD en Perú). Si tu cuenta de WhatsApp Business no tiene método de pago, Meta deja de entregar las respuestas cuando se acaban las 1.000 gratis. Y si el paciente llega desde un anuncio click-to-WhatsApp y le respondes dentro de 24 horas, se abre una ventana gratuita que puede durar hasta 7 días.
¿Nubot sirve para agendar las citas de mi clínica?
Sí, si tu agenda está en Google Calendar: el agente consulta los horarios libres y crea la cita después de que el paciente la confirma. Hoy trabaja con franjas de 30 minutos entre las 9:00 y las 18:00, cada cita dura 1 hora fija y cada agente agenda en un solo calendario, así que si cada médico lleva su propia agenda o tus consultas duran menos, pruébalo antes con tu caso. No distingue por sí solo los días que no atiendes ni toma como ocupados los eventos de día completo (por ejemplo, unas vacaciones): indícalo en sus instrucciones o bloquea esas horas con un evento con horario. Mover o cancelar una cita lo hace tu equipo desde Google Calendar o el panel de Nubot. Y ojo: la plantilla «Reserva de Citas» por sí sola no conecta el calendario; hay que activar la acción «Reservar Cita».
¿Nubot envía recordatorios de citas automáticamente?
No: Nubot no envía recordatorios por su cuenta a partir de la agenda. Lo que puedes hacer es mandar la confirmación como campaña con una plantilla aprobada por Meta, eligiendo a los pacientes con filtros o con un CSV y programando fecha, hora y zona horaria; cada mensaje gasta un crédito de campaña (STARTED trae 100, FULL 500 y la prueba ninguno). Si tu software de citas puede llamar a una API, tu equipo técnico también puede enviar esa plantilla desde ahí con la API pública de Nubot. Si el recordatorio lleva una promoción, Meta lo trata como marketing.
¿Qué pasa si la IA le responde algo incorrecto a un paciente?
Puede pasar, porque ninguna IA acierta siempre: por eso conviene acotarla y revisar sus primeras conversaciones antes de dejarla atender sola. Responde con lo que cargas en tu base de conocimiento, y sus reglas base le prohíben inventar precios, fechas o disponibilidad. En sus instrucciones puedes pedirle que no dé indicaciones médicas y que pase a una persona toda consulta sobre síntomas, medicamentos o resultados; con «Transferencia a Humano» activada, el chat va al mejor asesor disponible o queda en cola. También puedes poner un límite de turnos: al llegar a él, el agente deja de responder y el chat pasa a un asesor.
¿Es seguro manejar datos de pacientes en Nubot?
Úsalo para atender consultas y agendar, no para guardar diagnósticos ni resultados: Nubot es un CRM de conversaciones, no un sistema de historia clínica. Dentro del equipo, cada persona entra con su rol (propietario, administrador o agente) y las notas internas de un chat solo las ve tu equipo. El agente de IA funciona con modelos Gemini de Google, así que lo que el paciente escribe pasa por ese modelo para que pueda responder. Revisa qué exige la normativa de datos de salud de tu país y evita pedir información clínica por chat.
¿Puedo usar el número de WhatsApp que ya tiene la clínica?
Sí, si ese número está en la app de WhatsApp Business: al conectarlo, Nubot activa la coexistencia de Meta, que permite seguir usando la app y la API con el mismo número. La conexión es por la API oficial de WhatsApp Business, no escaneando un código QR. Con la coexistencia, en la app se desactivan las listas de difusión, y un número que se usa con la app no puede recibir el check azul de cuenta oficial. Si el número está en WhatsApp personal, hay que borrar esa cuenta antes de registrarlo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
No hay un plazo fijo: depende sobre todo de lo que tardes en preparar la información de tu clínica, porque conectar el número es un paso desde el panel, con el registro de Meta, y Meta no exige verificar tu empresa para empezar a enviar mensajes. Carga en la base de conocimiento especialidades, precios, horarios, convenios y preparaciones para exámenes; conecta Google Calendar y activa la acción «Reservar Cita»; e invita a las personas de recepción como asesores. Ten en cuenta que un portfolio de Meta nuevo solo puede enviar plantillas a 250 personas distintas cada 24 horas fuera de la ventana de atención, hasta que suba de nivel. Antes de abrirlo a todos los pacientes, prueba tú mismo varias conversaciones.